En los artículos anteriores repasamos las características fundamentales de un sistema multitenant (o multitenencia): Seguridad y compartición de datos y procesos, orientación a objetos y flexibilidad. Si nos fijamos bien, éstas se parecen mucho a la funcionalidad esencial de un sistema de RRHH Cloud: y es que para que una solución de Capital Humano en la nube sea verdaderamente eficiente, flexible y segura, debería estar basada en un modelo multitenancy. En este artículo relacionaré las posibilidades técnicas del multitenancy con su aplicación práctica en el ámbito de los RR.HH. a partir de dos de sus capacidades esenciales: la compartición de algunos datos, procesos y políticas corporativas, y la autonomía y aislamiento de otros.

La base de un sistema multitenencia es la capacidad de compartir datos, políticas y procesos en toda la organización, o entre varios clientes, pero que cada entidad pueda operar de manera aislada si lo requiere. En resumidas cuentas, un sistema “compartido pero que funciona como si fuera exclusivo de una única organización”.

Para ello, se parte de la compartición de datos, ya que sin ella no podrá haberla de políticas y procesos. Y antes que nada, por supuesto, es importantísimo contar con un entorno absolutamente seguro para estos datos, un entorno con estándares de seguridad basados en roles, auditorías, etc. y que sea común a toda la compañía.

Partiendo de esta seguridad, la tecnología multitenancy nos brindará un sistema de información consolidada de toda la organización, y que siempre estará actualizado; lo cual, por otra parte, es muy importante teniendo en cuenta la constante evolución de las empresas hoy en día. Tener estos datos siempre disponibles permite obtener en tiempo real toda la información sobre sus filiales, y de esta manera crear informes muy rápidamente. Aplicado a la gestión de personas, un ejemplo es el de las contrataciones o reducciones de plantilla, que quedan inmediatamente reflejadas en el sistema, lo que resulta muy importante en términos de planificación presupuestaria. De hecho, Mc Feeney afirma que “la habilidad de ver cómo un cambio en el número de empleados de las alrededor de 100 oficinas regionales puede afectar al balance de ganancias y pérdidas de la sucursal”1.

Pero además de la compartición de datos, para poder llevar a cabo una estrategia corporativa de gestión de Capital Humano, un entorno multitenancy debe permitir la compartición de políticas y procesos a nivel global, así como que cada organización pueda operar de manera aislada, a nivel local. Es decir, un sistema con una tecnología lo suficientemente flexible como para permitir que se decida qué se comparte y qué no. Y como ya contábamos en artículos anteriores, esto lo posibilita la tecnología orientada a objetos.

Pero antes de seguir definiendo casos de compartición/segmentación de procesos y políticas corporativas, y siguiendo a la experta en HRTech, Naomi Bloom, es importante aclarar que cuando hablamos de multitenencia en una solución de RR.HH. estamos hablando de dos posibles aplicaciones: desde el punto de vista del proveedor y desde el punto de vista del cliente.

En el primer caso, la multitenencia de la solución, posibilita el que un proveedor pueda dar servicio a varios clientes desde una misma instancia, pero manteniendo ellos su total seguridad y autonomía. Esto ahorra mucho tiempo y dinero a los proveedores, que pueden abaratar a su vez el coste del servicio, como ya veremos en nuestro siguiente artículo, pero sobre todo, se gana mucho en eficiencia: las políticas necesariamente compartidas por todas las compañías, como son por ejemplo la legislación impositiva o los códigos éticos son heredadas automáticamente por todos a los que les aplique la misma. Lo mismo ocurre con las actualizaciones que haga el proveedor del producto, todos los clientes las reciben en cuanto están listas, beneficiándose de las mejoras promovidas por otros clientes: una verdadera red de conocimiento y buenas prácticas compartidas.

Pero además de beneficiarse de ciertas características comunes, con multitenancy las  compañías operan de manera totalmente independiente las unas de las otras, tienen su propio entorno aislado y autónomo y sus datos securizados. En palabras de Naomi Bloom “tienen la máxima capacidad de configuración por cada cliente individual (incluyendo su experiencia de usuario, look & feel, estructuras de código específicas por cliente, nomenclaturas y procesos específicos de cada uno de ellos)”.

En el segundo caso de aplicación de una solución multitenancy, es el propio cliente el que se beneficia de la multitenencia de su sistema en su organización. Éste podrá compartir datos, políticas y procesos a nivel corporativo, que heredarán todas sus filiales. Pero a su vez, estas sucursales podrán configurar sus especificidades.  Desde el punto de vista del cliente, cuanto más compleja sea su estructura más necesidad tendrá de una tecnología multenencia. Esto se hace especialmente evidente para empresas que operan en diferentes países o que tienen diferentes sucursales dentro de una misma geografía. Con esta tecnologías podrán lograr una verdadera cultura de RR.HH. corporativa: competencias clave a lo largo de la organización ID’s únicos, “bolsas de vacaciones”, alertas, etc., además de gestionar todos sus procesos globales en flujos de trabajo únicos. Y todo ello no impedirá que las diferentes filiales puedan configurar su solución de acuerdo con las especificidades regionales: idioma, moneda, nomenclatura de los puestos, política retributiva, evaluación del desempeño y un largo etc.

De por sí, todas estas ventajas no parecen pocas, pero además, el uso de un sistema multitenancy supone un ahorro de tiempo y dinero. Lo veremos en el siguiente artículo.

–          1 Through Tony Kontzer , in Cloud Simplifies HR and Finance,  BaselineMag http://www.baselinemag.com/c/a/IT-Management/Cloud-Simplifies-HR-and-Finance-890513/ [03/04/2013]

–          Software is Key to HRO Profits, http://infullbloom.us/wp-content/uploads/2009/10/HROTodayNaomiColumnOctober2003S.pdf  from Naomi Bloom, Tech in Bloom 2009

–          Re-emphasizing the One-to-many Model when Pondering Technology, from  Naomi Bloom, HR Technology at work, 2009  http://infullbloom.us/wp-content/uploads/2009/09/HROTodayNaomiFeatureSept2006S.pdf

–          If We Have SaaS, Do We Need BPO? An Introduction to SaaS Architecture, Business Model and Deployment Option – and to its Relationship to HRM BPO, from Naomi Bloom, IIHRIM Journal, 2009 http://infullbloom.us/wp-content/uploads/2009/11/IHRIMJournalXIIINo2April2009S.pdf

–          HR in the cloud: It’s inevitable, de Deloitte http://www.deloitte.com/assets/Dcom-UnitedStates/Local%20Assets/Documents/us_consulting_HCTrends_HRintheClouds_060611.pdf

–          HR on cloud has a promising future: Experts, from Joseph Rasquinha and Mohammed Zaheer Hussain, Deccan Herald http://www.deccanherald.com/content/146025/hr-cloud-has-promising-future.html

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