por Silvia Ayala, Consultora de Preventa en Meta4

Uno de los problemas más comunes al manejar grandes cantidades de datos es la dificultad de establecer cuáles son los importantes o los que se necesitan destacar. Esto ocurre en el ámbito de los Recursos Humanos, pero sobre todo en la gestión de nóminas o remuneraciones: un proceso crítico para las compañías, el cual debe estar correctamente monitoreado dado que implica una partida presupuestaria alta.

Gracias al uso de soluciones tecnológicas especializadas podemos realizar acciones en bloque y agilizar los procesos, pero además hay que saber analizar la información de forma que obtengamos datos de valor para la organización. Por ello, es imprescindible establecer unas métricas o KPIs (Key Performance Indicator) útiles para la comprensión de grandes cantidades de datos que dependerán en gran parte de los objetivos de la compañía y de los intereses del departamento de RRHH. Antes de comenzar a medirlos, es necesario que la solución tecnológica para la gestión de planillas o nóminas sea eficiente, y que cubra los siguientes aspectos:

  • Temporalidad de los datos: el control temporal de toda la información permite consultar fácilmente los cambios realizados de una paga a otra, establecer patrones y comprobar posibles errores. Además, ante actualizaciones administrativas o legislativas, la fecha del dato resulta esencial para comprobar su impacto sobre montos concretos.
  • Inspector de nóminas o detector de errores: se hace imprescindible al facilitar la identificación de fallos o descuadres en las remuneraciones. Este proceso debe estar automatizado para facilitar el trabajo de los responsables de nómina, pues una sola cifra errónea puede suponer un problema para su empresa.
  • Cálculo de pagas extra y retroactivas: la casuística puede ser infinita si se gestionan los pagos de miles de empleados, por lo que automatizar este apartado a través de reglas o fórmulas mejora la productividad del departamento encargado.
  • Simulación de futuro: los salarios y costos laborales son una de las partidas presupuestarias más importantes de una empresa, por lo que poder prever una situación o proponer un cambio en bloque debe contar con el respaldo numérico reflejado en cómo quedaría la situación de las planillas y nóminas.

Una vez asegurado que el manejo de los datos sea el correcto y las funcionalidades disponibles para su gestión son los más efectivos, puede ser el momento de establecer unos indicadores o KPIs propios que puedan mejorar los resultados globales de la empresa.

Indicadores o KPIs de análisis de nóminas o remuneraciones

Tener automatizados los procesos más tediosos de la gestión de nómina o remuneraciones ofrece a los profesionales del departamento un tiempo extra para analizar la situación empresarial, anteponerse a posibles problemas y buscar soluciones a lo que está ocurriendo en su compañía. Para ello, se deberán establecer indicadores relacionados con los datos almacenados, entre los que se pueden encontrar:

  • Costos laborales por trabajador a tiempo completo ETC (Empleado a Tiempo Completo): al homogeneizar los contratos a tiempo completo y los que están a tiempo parcial con un valor único, se pueden realizar comparaciones de plantillas y medir el coste laboral (retenciones y pagos a la administración) por ETC.
  • Porcentaje de los costos laborales respecto al total de gastos: los pagos derivados de los seguros sociales, junto a los salarios, suponen uno de los conceptos más altos en los gastos de la contabilidad de la empresa, por lo que conocer este dato es el primer paso para buscar opciones y alternativas que los reduzcan.
  • Antigüedad media de empleados: saber cuántos años llevan los empleados en la compañía te ofrece una imagen global del éxito de tus políticas de retención de talento, pudiendo tomar decisiones para mejorarlo de ser necesario. También permite estimar las primas por antigüedad si existen y plantear acciones concretas para el reconocimiento o incluso de formación continua.
  • Bajas según causa: conocer los motivos de las bajas de tus empleados o en qué momento se han producido es importante para la planificación estratégica en diferentes puestos de trabajo.
  • Modificaciones a tiempo parcial: ¿sabes cuántos empleados han solicitado una reducción de jornada y cómo esto ha afectado a tus cuentas y productividad? ¿Tienes una planificación del impacto que tiene sobre la empresa? Este indicador, te permitirá plantear nuevos escenarios.
  • Media de los cambios salariales: a través de la gestión de nóminas se puede obtener información importante a la hora de crear planes de carrera, conociendo el promedio de años necesarios para conseguir un aumento de salario en la organización.

Otros KPIs de RRHH útiles para la empresa

Los indicadores establecidos para conocer el impacto de las remuneraciones en nuestra empresa, son solo una pequeña parte de los que se pueden utilizar desde Recursos Humanos. De entre la gran cantidad de datos que se pueden analizar, hay algunos KPIs que son especialmente útiles para la toma de decisiones empresariales, como, por ejemplo:

  • Ratio retención de talento: porcentaje de empleados que abandonan la organización voluntaria o involuntariamente frente al número total de profesionales que permanecen en la empresa.
  • Relación ETC-HR: utilizando de nuevo el término de ETC (Empleado a Tiempo Completo), se puede calcular qué relación existe entre las horas invertidas en Recursos Humanos por cada ETC para conocer la productividad del departamento.
  • ROI de la tecnología RRHH: al utilizar un software para unificar procesos de Recursos Humanos, también se puede analizar cuál es el retorno de la inversión de su implantación.
  • Tasa de promoción interna: porcentaje de promociones al año en relación al total de los empleados. Este indicador es imprescindible a la hora de establecer planes de carrera y aumentar de esta forma el compromiso de los empleados.
  • Tasa de rotación involuntaria: porcentaje de empleados que abandonan la compañía por despidos o situaciones similares no deseadas, respecto al total de la plantilla de trabajadores.
  • Tasa de abandonos voluntarios: es el porcentaje de empleados que dejan voluntariamente la empresa respecto al total de los contratados.

Conocer algunos de estos KPIs relacionados con al ámbito de los RR.HH. por tanto, resulta esencial para tomar decisiones que afectan a la organización en todos sus ámbitos. La decisión de invertir un mayor presupuesto en implantar un software de Recursos Humanos especializado, permitirá aumentar la productividad del departamento, adoptar una nueva estrategia de retención del talento o crear nuevos planes de carrera para los empleados, que les permita crecer dentro de la compañía.